プライバシーポリシーは個人情報を保護するための方針を指す言葉です。
個人情報保護法に基づいて作成することになりますが、これは法律用語に分類されるものではないことを知っておきましょう。
プライバシーポリシーとは
簡単に説明すると、企業が個人から得た情報をどのように取り扱うのか、プライバシーにどのように配慮しているのか示したものです。
個人情報を取得する企業であれば、これをきちんと用意しておかなければなりません。
新たなビジネスを始める場合、個人情報を収集することになった場合はこれの必要性をきちんと理解しておいたほうが良いです。
それと同時に作成方法も確認しておくことで、プライバシーポリシーに関するトラブルを経験せずに済むようにしておきましょう。
参考記事：プライバシーポリシー（個人情報保護方針）とは？わかりやすく解説！
プライバシーポリシーの必要性
個人情報保護法にて作成が必須とされているわけではないですが、実質的な義務となっていることは事実です。
本人に直接通知する場合を除くと、多くの場合はこれを用意しておく必要があります。
個人情報保護法で定まっている義務を果たすために必要不可欠な存在なので、情報を得たり活用したりする場合は絶対に作成しておくべきです。
また、これだけが必要な理由ではありません。
プライバシーポリシーを作成しておくことは、利用者からの信頼を得るためにも重要だと言えます。
どういった情報が収集されるのか、どのような目的で利用されるのかなどが不明であれば、利用者は安心することができません。
詳細が分からなければ不信感を抱いてサービスの利用をやめてしまう恐れもあります。
個人的な消費者だけでなく、取引先にも同じことが言えるでしょう。
取り扱いに関して明確に発表している企業は信頼できると思ってもらえる可能性が高く、反対に明示していないと信頼性に欠ける企業だと判断されかねません。
個人情報保護法に反しないようにするための手段の1つだと言えますが、それだけでなく消費者や取引先の信頼にも大きく関係してくるものだと理解しておくべきです。
プライバシーポリシーの作成方法
必要性を理解することができたのであれば、早速これを作成してみましょう。
作成経験がなければ具体的なつくり方が分からずに戸惑うかもしれませんが、コツを知っておけばスムーズにつくることができます。
実はインターネット上ではプライバシーポリシーの雛形を多数見つけることができるので、これを活用することがおすすめです。
何もない状態からつくろうとすると、必要な項目を記載し忘れたり、意味を成さない文章を加えて分かりづらくなったりする恐れがあります。
全く作成したことがない人がゼロからつくることはおすすめできないので、自社に適した雛形を探し、参考にしながら作成すると良いでしょう。
完成したものをどうすれば良いのか迷うかもしれませんが、自社のサイトのトップページに配置したり、自社で運用しているアプリ内に掲載したりすることが一般的です。
自社で運用しているものが2つ以上ある場合は、それぞれに掲載したり、リンクを貼って誘導したりするようにしてください。
プライバシーポリシーの雛形を利用する際の注意点
雛形を利用すれば容易に作成することができますが、いくつかのポイントを押さえておかないと内容が不十分になる可能性があります。
より良いものに仕上げるためには、次のようなポイントに気をつけておくべきです。
個人情報をしっかりと定義する
まず、個人情報をしっかりと定義する必要があります。
雛形で全ての個人情報が網羅されていなければ、自社が取得したい情報が漏れている可能性もあるので要注意です。
利用目的を具体的に記載する
次に利用目的を具体的に記載することが大事だと言えます。
曖昧な書き方では誤解を招いたり信用できないと思われたりすることがあるので、想定する利用目的を詳細に書いておきましょう。
第三者に情報を提供したり、共同利用したりする可能性があれば、その旨も記載しておく必要があります。
自社だけで使用する場合は問題がありませんが、記載せずに第三者に提供したり共同利用したりすると問題になりかねないので要注意です。
本人から開示請求があったときの対応方法も分かりやすく書いておく
更に、本人から開示請求があったときの対応方法も分かりやすく書いておく必要があります。
対応方法は企業ごとに違うため、雛形をそのまま活用してしまうと自社に合わない可能性が高いです。
社内で方針を明確化しておき、決まった対応方法を記載するようにしてください。
必要に応じて加筆修正を行う必要もあります。
あまりにも頻繁に内容を変えてしまうと不信感を抱かせることになりますが、変更点があるにも関わらず放置してしまうことは問題です。
放置せずに速やかに修正を行うようにします。
まとめ
プライバシーポリシーはとても大切なものなので、個人情報を集めたり利用したりする場合は絶対に作成しておきましょう。
心配な場合は弁護士などの法律の専門家に協力してもらうことも可能です。
不足のあるものや問題があるものを公開してしまうとトラブルに発展するリスクがあるので、初めから正確なものを用意しておくことが大切だと言えます。
必要性や作成方法、作成時などの注意点を理解し、確実に用意できるようにしておくことが望ましいです。
